امروزه مهندسی مجدد به یكی از داغترین بحثهای مدیریتی تبدیل شده است . كارشناسان مهندسی مجدد را به عنوان كشتی نجات برای سازمانهای در حال نابودی و غـرق شدن می‌دانند ، اما به راستی چرا مهندسی مجدد ؟ علل روی آوردن سازمانها به مهندسی مجدد می‌تواند وابسته به عوامل خارجی یا عوامل داخلی سازمان باشد . با ایجاد بهبود در فرایندها می‌توان در كوتاه‌مدت سازمان را نجات داده و جایگاه نسبتا قابل قبولی برای سازمان ایجاد كرد اما چنانچه سازمان برای بلندمدت خود اهدافی دارد می‌بایست جایگاه خود را به كلاس جهانی برساند و این امر جز از طریق مهندسی مجدد فرایندها حاصل نخواهد شد . در این مطلب به بررسی عوامل خارجی و داخلی یا پیشرانه‌های موثر در روی آوردن سازمانها به مهندسی مجدد و انتخاب آن به عنوان راه نجات سازمان ، می‌پردازیم :

الف - عوامل خارجی :

با مشاهده سطح رقابت افزایشی در بازارهای جهانی نیاز به نوآوری در سازمان بیشتر ملموس می‌شود تا سازمان بتواند خدمات یا محصولات با استانداردهای جهانی و قابل رقابت تولید كند . بنابراین ، افزایش دانش و همچنین هماهنگی بین فرایندهای سازمان از بزرگترین چالشهای سازمانهای امروزی به شمار می‌رود . مهندسی مجدد می‌تواند به عنوان ابزاری جهت بهبود شگرف در عملكرد به كار رود . رشد فناوری اطلاعات نیز به عنوان یكی دیگر از عوامل انتخاب مهندسی مجدد سازمانها به حساب می‌آید . اهمیت فناوری اطلاعات امروزه به گونه‌ای است كه تقریبا هر وظیفه‌ای در سازمان به نحوی با آن سروكار خواهد داشت . رشد روزافزون فناوری اطلاعات به گونه‌ای است كه می‌تواند به عنوان عامل تسهیل‌كننده جهت توسعه شكل جدید سازمان و معماری آن باشد . تغییرات سریع فناوری اطلاعات ، سازمانها را وادار می‌كند تا بروز باشند و ارتباطات را سریعتر و مطلوبتر به‌ انجام رسانند . شرایط متغیر و غیرقابل پیش‌بینی در محیط بازار ، زندگی اجتماعی ، امور فنی و سازمانی ، تغییرات اقتصادی ، مقررات و قواعد جدید از دیگر عوامل انتخاب مهندسی مجدد توسط سازمانها هستند . به طور خلاصه عوامل یا پیشرانه‌های خارجی انتخاب مهندسی مجدد عبارتند از :

1- افزایش سطح رقابت در بازارهای جهانی .

2- تغییرات نیاز مشتریان .

3- افزایش سطح انتظارات مشتریان .

4- پیشرفتهای حاصل‌شده در فناوری اطلاعات .

5- محیط متغیر و نامطمئن امروزی .

ب - عوامل داخلی :

عوامل داخلی نیز می‌توانند از علتهای انتخاب مهندسی مجدد برای سازمانها بشمار روند . تغییر در استراتژیهای سازمان می‌تواند به عنوان عاملی جهت تحریك سازمانها در انتخاب مهندسی مجدد برای ادامه مسیر باشد . تغییرات در ساختار سازمانی نیز ممكن است ضرورت ایجاد تغییرات در فرایندها را ملموس‌تر سازد . یك مثال دیگر از عوامل داخلی می‌تواند ضرورت ساده‌سازی امور به شمار رود . ساده‌سازی می‌تواند در مواردی چون سطوح عملكرد بهتر ، زیر ذره‌بین بردن موارد عدم كارایی و كاهش پیچیدگی كاربرد داشته باشد . تغییرات موردنظر در فرایندها ، روشها ، مهارتها و رفتارها نیز می‌توانند به عنوان عوامل داخلی در انتخاب مهندسی مجدد به شمار روند .

به طور خلاصه عوامل یا پیشرانه های داخلی مهندسی مجدد عبارتند از:

1- تغییر در استراتژیهای سازمان .

2- تغییر ساختار سازمانی .

3- ضرورت ساده‌سازی .

4- تغییر در فرایندها ، روشها ، مهارتها و رفتارها .

|+| نوشته شده توسط شهاب احمدی در دوشنبه 5 اسفند1387 و ساعت 7:58  

با اجرای مهندسی مجدد در سازمان ، تغییراتی ریشه‌ای ، اصولی و چشمگیر پدید خواهد آمد . در اینجا به ذكر انواع ممكن برای این تغییرات می‌پردازیم :

1- تغییرات واحدهای كاری از قسمتهای اجرایی به گروههای فرایندی : شركتهایی كه مهندسی مجدد می‌كنند ، عملا كاری را كه آدام اسمیت سالها پیش به اجزای كوچك تقسیم كرده بود دوباره به یكدیگر پیوند می‌دهند . هنگامی كه آنان مجددا به یكدیگر می‌پیوندند ، آنان را گروه فرایندی نام می‌دهیم . به عبارت دیگر گروه فرایندی واحدیست كه به طور طبیعی در كنار هم قرار می‌گیرند تا یك كار كامل یعنی یك فرایند را اجرا كنند .

2- تغییرات مشاغل از وظایف ساده به كار چندبعدی : اشخاصی كه در گروههای فرایندی كار می‌كنند كارشان را با مشاغلی كه به آنها خو گرفته بودند متفاوت می‌بینند . مهندسی مجدد كار زاید را حذف می‌كند . بیشتر كارهای مربوط به بازرسی ، انتظار ، رفع مغایرت ، پیگیری و نظارت یعنی كارهای غیرمولدی كه به خاطر مرزهای موجود در سازمان و به منظور جبران ناشی از تقسیم فرایند وجود دارد ، از طریق مهندسی مجدد حذف می شود ؛ این به معنای آن است كه اشخاص وقت بیشتری را صرف كار واقعی می‌كنند . پس از مهندسی مجدد كار رضایت‌بخش‌تر می‌شود ، چرا كه كارگران از كار خود به احساس بزرگتری دست می‌یابند و آن احساس تكمیل و پایان انجام كار است .

3- تغییرات مربوط به نقشهای شخص ، از شخص تحت‌نظارت به شخص صاحب‌اختیار : شركتهایی كه مهندسی مجدد شده‌اند كاركنانی را كه بتوانند از مقررات تبعیت كنند نمی‌خواهند ، آنها كسانی را می‌خواهند كه مقررات متعلق به خودشان را به وجود آورند .

4- تغییرات مربوط به آمادگی برای كار از آموزش به تحصیلات رسمی : اگر كار در فرایند مهندسی مجدد شده ایجاب نماید كه افراد از مقررات تبعیت نكنند ، آن وقت كاركنان نیاز به تحصیلات كافی دارند تا اینكه بتوانند تشخیص دهند كار درست چیست ؛ آموزش ، مهارتها و شایستگی‌ها را افزایش می‌دهد و به كاركنان چگونگی یك كار را می‌آموزد ؛ تحصیلات بصیرت و درك آنان را بالا می‌برد و چرایی كار را تعلیم می‌دهد .

5- تغییرات معیارهای عملكرد و پرداخت دستمزد از فعالیت به نتیجه فعالیت : پرداخت به كاركنان بر اساس سمت یا تجربه در سازمان مغایر با اصول مهندسی مجدد است ؛ پرداخت می‌باید با توجه به نتیجه فعالیت باشد .

6- تغییرات ملاك ترفیع از عملكرد به توانایی : تصور متعارف این است كه اگر عنصری شیمیدان خوبی به‌شمار می‌رود ، برای شیمیدانها مدیر خوبی نیز خواهد بود ؛ اینگونه‌ تصورات اغلب اشتباه از آب درمی‌آیند و می‌توانند مدیری نالایق را نصیب شركت نمایند .

7- تغییرات در مدیران ، از سرپرست به مربی : گروههای فرایندی كه شامل یك یا چند نفر هستند نیازی به رییس ندارند ؛ آنان به مربی نیاز دارند . گروهها از مربیان خویش خواهان اندرز هستند ؛ مربیان به گروهها كمك می‌كنند تا مسائل را حل كنند .

8- تغییرات ساختار سازمانی از سلسله‌مراتبی به مسطح : در شركتهایی كه مهندسی مجدد كرده‌اند ساختار سازمانی آنچنان موضوع مهمی نیست ؛ كار در اطراف فرایندها و گروههایی سازمان می‌یابد كه آنرا انجام می‌دهند . كاركنان با هركسی كه نیاز داشته باشند ارتباط برقرار می‌كنند ؛ كنترل به افرادی واگذار می شود كه فرایند را اجرا می‌نمایند .

|+| نوشته شده توسط شهاب احمدی در یکشنبه 6 بهمن1387 و ساعت 7:9  

در تعریف مهندسی مجدد از اهمیت كاركردی آن و نقش رو به گسترش مهندسی مجدد در دنیای امروز سخن گفتیم ؛ در این گام چند نمونه از مزایا و ویژگیهای مهندسی مجدد را برمی‌شمریم :

1- یکپارچگی مشاغل : اساسی‌ترین وجه مشترکی که در اثر مهندسی مجدد پیدا می‌شود حذف خط مونتاژ است . بسیاری از مشاغل و وظایف مشخص گذشته در هم ادغام و یکی می‌شوند . در همه سازمانهایی که به مهندسی مجدد دست می‌زنند وظایف جداگانه خدمت به مشتری ، در یک پست گرد آمده و مسئول مشخصی در آن مشغول به کار می‌شود.

2- کارمند‌محوری : شرکت‌هایی که مهندسی مجدد را بکار بسته‌اند فرایندهای کار را نه تنها به صورت افقی بلکه به صورت عمودی به یكدیگر فشرده‌اند . فشردگی عمودی ساختار شرکت بدین معنیست که کارکنان شرکت ، دیگر نیاز ندارند تا مانند گذشته برای کسب تکلیف همواره به سوی بالای هرم مدیریت بنگرند . اینک فرایند کار در دستیابی به تاخیر کمتر ، هزینه کمتر ، پاسخ‌گویی بهتر و سریعتر به مشتری و تواناتر شدن کارکنان در انجام مسئولیتهاشان خلاصه می‌شود .

3- جریان طبیعی فرایندها : مهندسی مجدد سبب می‌شود تا روند طبیعی پیشرفت کار  ، جایگزین دستورهای ساختگی و از پیش‌نهاده ، شود . این امر موجب می‌گردد که چندین مرحله همزمان با هم پیش روند ؛ همچنین زمان‌های تلف شده میان پایان یک مرحله و آغاز مرحله بعد حذف می‌گردد .

4- ارجاع منطقی امور : ویژگی مهندسی مجدد عبور کار از مرزهای سازمانی است ، در سازمانهای سنتی ، انجام کار برعهده متخصصان سازمان است اما در مهندسی مجدد ارتباط بین فرایند و سازمانها کاملا دگرگون می‌شود .

5- کاهش بازرسی و کنترل : مهندسی مجدد به جای کنترل دقیق کارهای در حال اجرا به بازرسی نهایی پرداخته و موارد جزئی را نادیده می‌گیرد . این نظام بازرسی و کنترل بیش از پیش‌گیری از تخلفات ، با کاستن شگفت‌آور هزینه ، به هدف نهایی کنترل کمک می‌نماید .

6- کاهش موارد اختلاف : یکی دیگر از امتیازهای مهندسی مجدد ، کاستن از موارد حل اختلاف است ؛ در این فرایند ، تماسها و دریافت اسناد گوناگون از بیرون به کمترین اندازه می‌رسد و در نتیجه امکان ایجاد اختلاف و برخورد کمتر می‌شود .

7- امکان ایجاد تمرکز و تمرکززدایی : شرکت‌هایی که به مهندسی مجدد سازمان دست زده‌اند ، توان ترکیب و بهره‌گیری از امتیازهای تمرکز و عدم‌تمرکز بصورت همزمان در یک فرایند را یافته‌اند . فناوری اطلاعات به شرکت‌ها این امکان را داده است تا واحدهای مختلف ، همانند سازمان‌های کاملا مستقل عمل نمایند ؛ در حالی که در همان حال ، داشتن پایگاه کامپیوتری که حاوی همه اطلاعات موجود در شرکت است مزایای سازمانهای متمرکز را نیز برای سازمان به ارمغان می‌آورد.

|+| نوشته شده توسط شهاب احمدی در پنجشنبه 3 بهمن1387 و ساعت 7:30  

هر سازمان و یا شركت ، یك نهاد اجتماعی است كه مبتنی بر هدف بوده و دارای سیستمهای فعال و هماهنگ است و با محیط خارجی ارتباط دارد . در گذشته ، هنگامی كه محیط نسبتا باثبات بود بیشتر سازمانها برای بهره‌برداری از فرصتهای پیش‌آمده به تغییرات تدریجی و اندك اكتفا می‌كردند ؛ اما با گذشت زمان ، در سراسر دنیا سازمانها دریافته‌اند كه تنها تغییرات تدریجی راهگشای مشكلات كنونی آنان نیست و گاهی برای بقای سازمان لازم است تغییراتی به صورتی اساسی و زیربنایی در سازمان ایجاد شود . امروزه در سراسر دنیا این تغییرات انقلابی را با نام مهندسی مجدد می شناسند ؛ مهندسی مجدد (BPR) روندی است كه در آن وظیفه‌های فعلی سازمان جای خود را با فرایندهای اصلی كسب‌وكار عوض كرده و بنابراین ، سازمان از حالت وظیفه‌گرایی به سوی فرایند‌محوری حركت می‌كند . همین امر موجب سرعت بخشیدن به روند كسب‌وكار و كاهش هزینه‌ها و درنتیجه رقابتی‌تر شدن سازمان می‌گردد .

‌مهندسی‌ مجدد یعنی‌ آغازی‌ دوباره ، فرصتی‌ دیگر برای‌ بازسازی‌ فرایندها و دوباره‌سازی‌ روشهای‌ كار . مهندسی‌ دوباره‌ به‌معنای‌ كنار گذاشتن‌ بخش‌ بزرگی‌ از دانش‌ و یافته‌های‌ صدسال‌ اخیر مدیریت‌ صنعتی‌ و شكستن‌ فرضیات‌ و قواعد قبول‌‌شده‌ داخل‌ سازمان است . در این‌ رویكرد ، روش‌ انجام‌ كار در دوره‌ تولید انبوه و عنوانهای‌ كهن‌ و ترتیبات‌ سازمانی‌ گذشته‌ همچون بخش‌بندی‌ اداره ، شرح‌ وظایف ، و استانداردسازی از اهمیت‌ می‌افتند ؛ آنها ساخته‌ دوره‌ای‌ هستند كه‌ دیگر سپری‌ شده‌ است .‌ ‌اساس‌ مهندسی‌ مجدد بر بررسیهای‌ مرحله‌ای‌ و حذف‌ مقررات‌ كهنه‌ و تصورات‌ بنیادینی‌ استوار است‌ كه‌ زمینه‌ساز عملكرد كسب‌وكار كنونی‌اند . اكثر شركتها انباشته‌ از مقررات‌ نانوشته‌ای‌ هستند كه‌ از دهه‌های‌ پیشین‌ بر‌جا مانده‌اند . این‌ مقررات‌ بر پایه‌ فرضهایی‌ درباره‌ فناوری ، كارمندان و اهداف سازمان‌ به‌‌وجود آمده‌اند كه‌ دیگر كاربردی‌ ندارند ؛ تا هنگامی‌ كه‌ این‌ شركتها اینگونه‌ مقررات‌ را از سر خود باز نكنند هرگونه‌ بازسازی‌ و نوسازی‌ بی‌تاثیر بوده‌ و همانند گردگیری‌ میز و صندلیها در ساختمانهای‌ ویرانه‌ خواهد بود .

مهندسی‌ مجدد عبارت‌ است‌ از بازاندیشی‌ بنیادین‌ و ریشه‌ای‌ فرایندها برای‌ دستیابی‌ به‌ پیشرفتی‌ شگفت‌انگیز در معیارهای‌ حساسی‌ چون‌ كیفیت‌ و سرعت‌ خدمات .  اگر تنها یك‌ سرانجام‌ غیرقابل‌‌قبول‌ وجود داشته‌ باشد آن‌ است‌ كه‌ همه‌ شركتها و سازمانها و از جمله‌ دولتها امروزه‌ ناچارند كه‌ خود را از نو تعریف‌ كنند . نیروهای‌ زیربنایی‌ نقش‌آفرین‌ كنونی‌ روشن‌تر از آن‌ هستند كه‌ دست‌ از آینده‌ بردارند . سازمانهای‌ تازه ، شركتهایی‌ خواهند بود كه‌ به‌طور مشخص‌ برای‌ بهره‌برداری‌ در جهان‌ امروز و فردا طراحی‌ می‌شوند و نهادهایی‌ نیستند كه‌ از یك‌ دوران‌ اولیه‌ و باشكوه‌ كه‌ ربطی‌ به‌ امروز ندارند انتقال‌ یابند .

در مهندسی مجدد اعتقاد براین است كه مهندسی مجدد را نمی‌توان با گامهای كوچك و محتاط به اجرا درآورد . این قضیه همان قضیه صفر یا یك است ؛ به عبارت دیگر یا تغییری تحقق نیابد و یا در صورت تحقق از ریشه و بنیان تغییر حاصل گردد . مهندسی مجدد به این معنا نیست كه آنچه را كه از پیش وجود دارد ترمیم كنیم یا تغییراتی اضافی بدهیم و ساختارهای اصلی را دست نخورده باقی بگذاریم ؛ مهندسی مجدد یعنی از نقطه صفر شروع كردن ، یعنی به كنار نهادن روشهای قدیمی و افكندن نگاهی نو به كار .

مهندسی مجدد در پی اصلاحات جزیی و وصله‌كاری وضعیت موجود و یا دگرگونیهای گسترشی كه ساختار و معماری اصلی سازمان را دست‌نخورده باقی می‌گذارد ، نخواهد بود . مهندسی مجدد در پی آن نیست كه نظام موجود را بهبود بخشیده و نتیجه كار را بهتر كند . مهندسی مجدد به معنای ترك كردن روشهای دیرپا و كهنه و دستیابی به روشهای تازه‌ای است كه برای تولید كالاها و خدمات شركت و انتقال ارزش به مشتری لازم هستند . شركتها باید از خود بپرسند اگر با آگاهیهای گسترده امروزی و در اختیار داشتن فناوریهای نوین می خواستیم شركتی برپا كنیم ، آنرا چگونه می‌ساختیم .

مهندسی مجدد را با نامهای متفاوتی می‌توان شناخت ، نامهایی از قبیل طراحی مجدد فرایندهای اصلی (كالپان و مورداك) ، نوآوری فرایندی (داونپورت) ، طراحی مجدد فرایندهای كسب‌وكار (داونپورت و شورت ، ابلنسكی) ، مهندسی مجدد سازمان (لوونتال ، هامر و چمپی) ، طراحی مجدد ریشه‌ای (جوهاتسون) و معماری مجدد سازمان (تالوار) همگی از نامهایی هستند كه مقوله مهندسی مجدد را معرفی كرده‌اند .

پس چنانچه از ما خواسته ‌شود تعریف كوتاهی از مهندسی مجدد به عمل آوریم پاسخ می‌دهیم :

همه چیز را از نو آغاز كردن .

|+| نوشته شده توسط شهاب احمدی در یکشنبه 29 دی1387 و ساعت 7:59