در راه اندازی یک واحد نت در سازمان از کجا باید آغاز نمود ؟
ايجاد يک سيستم در راستاي تحت پوشش درآوردن امور نت سازمان ميتواند نخستين گام باشد ؛ بهتر است در ابتدا به امور نت اضطراري (EM) پرداخته شود . بهرهبرداران و گروههاي تعميراتي را شناسايي كرده و از نيازهاي آنان مطلع گرديد .
توجه داشته باشيد که در اين مقطع زماني ، خريد و بکارگيري نرم افزار مکانيزه نت پيشنهاد نميگردد . تا زمان شکلگيري سيستم و تسلط بر ملزومات و نيازهايي که بايد سيستم مکانيزه آنها را پوشش دهد صبور بوده و از بکارگيري نرمافزارهاي از پيش طراحي شده خودداري کنيد ؛ زيرا با گذشت زمان خواستههاي واحد نت از نرمافزار مشخصتر و انتخاب بر نيازها منطبقتر خواهد بود .
هدف را ميتوان ايجاد يک هسته مرکزي با عنوان سيستم نت جهت ثبت و کنترل کليه امور نگهداري و تعميرات که بر روي تجهيزات صورت مي پذيرد ، تعريف نمود . پس از تعريف سيستم نبايد اجازه داد كه از آن پس ، تعمير يا سرويسي خارج از روال تعريفشده صورت پذيرد .
فرم درخواست کار را طراحي و يا درصورتي که چنين فرمي از پيش وجود دارد آن را بازنگري و به بهترين شکل اصلاح نماييد . فرم درخواست کار فرمي است که بهرهبردار و يا هر متقاضي کار نت ، توسط آن کار موردنظر خود را به واحد نت اعلام مينمايد .
در اين فرم ميبايد علاوه بر شرح کار درخواستي ، مواردي که به برنامهريزي کار کمک مينمايد گنجانده شود .
تاکيد ميشود که فرم درخواست کار متناسب با نيازهاي همان صنعت يا سازمان طراحي شده و از کپيسازي فرمهاي بکار رفته در صنايع ديگر و يا فرمهاي نمونه خودداري گردد .
گردش فرمها و تعداد نسخههاي تکميلي را متناسب با سيستم تعريفشده در نظر گيريد ليكن پيشنهاد ميگردد جهت تمرکز کار ، فرم درخواست کار تنها در دو نسخه و توزيع آن به شکلي باشد که يک نسخه در اختيار صادرکننده بماند و نسخه ديگر به واحد نت انتقال يابد . در اين حالت ، درخواستکننده به استناد سند محفوظ خود و بر اساس شماره آن ، کار مورد درخواست خود را پيگيري خواهد نمود .
واحد درخواست کننده ، ساعت اعلام درخواست ، تجهيز ، کد تجهيز ، نوع کار مورد درخواست ( بازرسي ، سرويس ، تعمير ، طرح و اجرا ، ساخت و ...) ، ارجاع کار به ... ، اولويت کار (فوري ، در اولين توقف ، عادي و ...) و شرح درخواست از جمله گزينههايي هستند که بايد در فرم درخواست کار گنجانده شوند .
دستورکار مهمترين فرمي خواهد بود که در سيستم نت بکار گرفته ميشود ؛ در طراحي آن دقت و سليقه به خرج داده و سعي نماييد جامع و کاملا کاربردي باشد ؛ اطلاعات مورد نياز را در آن بگنجانيد ليكن از قيد نمودن فيلدهايي غيرضروري خودداري کنيد .
فرم دستورکار از فرم درخواست كار سرچشمه ميگيرد ؛ درخواست کار پس از انتقال به واحد نت بررسي شده و مراحل کارشناسي را طي خواهد نمود . در صورتي که تشخيص بر انجام کار باشد درخواست كار به دستور کار مبدل شده و به واحد مجري کار انتقال مييابد .
تنوع دستورکار مي تواند بازرسي ، سرويس ، تعمير و بعضا روانکاري باشد . چنانچه بازخورد دستور کار بازرسي ، نياز به انجام تعمير يا سرويس باشد دستور کار بازرسي خود منبعي جهت صدور دستور کار ديگر خواهد شد .
بازرسان فني نيز که غالبا پرسنل خود واحد نت و يا پيمانکاران تحتنظر آن هستند گزارشات و مشاهدات بازرسي خود را به صورت متمرکز به واحد نت منتقل نموده و متعاقبا جهت موارد اجرايي دستورکار صادر ميگردد ؛ منبع ديگر صدور دستورکار ، بازخورد دستور کارهاي دورهاي PM است .
ذکر منبع در دستور کار ضروري است ؛ منابع دستور کار را بصورت مناسبي بايگاني نموده و توسط فيلد ماخذ ميان دستور کار و منبع آن ايجاد لينك نماييد .
گاها پيش ميآيد که گروههاي تعميراتي و يا مديران ، پيگير ماخذ دستورکار ميشوند . توسط اين لينک ميتوان تاريخچه مناسبي از مراحل بررسي کار را که منجر به صدور دستور کار شده ارائه نمود ؛ اين مراحل ميتواند نتايج بررسي کارشناسي درخواست ، بررسي فرايندي آن و يا تهيه نقشه و اسناد موردنياز باشد .
آدرس و کد تجهيز ، شماره منحصربهفرد دستورکار ، تاريخ صدور ، شرح دستورکار ، برنامه زماني کار ، نفرساعت تخميني ، ابزار و مواد موردنياز جهت انجام کار ، روش اجرا ، شرايط ايمني کار و عواملي از اين دست به همراه محل تاييد سرپرست نت در مرحله برنامهريزي و کد علت خرابي ، شرح فعاليت صورت گرفته ، مواد و قطعات مصرفي ، نفرساعت واقعي کار و محلهاي تاييد سرپرست واحد مجري ، بازرسي فني ، بهرهبردار مربوطه و سرپرست نت از جمله فيلدهاي بکار رفته در دستورکار ميباشند .
حال زمان آن است كه به تعريف گردش کار سيستم نت بپردازيد ؛ فرمها و نحوه گردش آنها را تعريف نماييد . سيستم را به گونهاي شکل دهيد که کاملا تحت کنترل بوده و از سرنوشت هر دستورکار در هر زمان دقيقا مطلع باشيد . تاريخهاي دقيق ارسال و انجام کار و بازگشت دستور کار ، انجام يا عدم انجام کار در موعد برنامهريزي شده ، دلايل معوقه ماندن کار و موارد مهم اينچنيني را ثبت کنيد .
تا زمان بهرهگيري از يک سيستم مکانيزه نت سعي نماييد با به كارگيري اکسس مايكروسافت ، برنامهاي جهت ثبت و کنترل دستورکارها و امور نت طراحي كرده و از آن بهره گيريد ؛ قابليتهاي بانک اطلاعاتي اکسس در اين مرحله کمک بزرگي در پيشبرد اهداف واحد نت خواهد نمود .
وبلاگ مهندس صنایع سعی دارد تا با ارائه مطالب مفید مرتبط با رشته مهندسی صنایع، دوستان علاقه مند را بیشتر با این رشته آشنا کند و همچنین، مرجعی برای مهندسین تحصیل کرده در این رشته باشد.